Время: подсчет убытков. Хронометраж.

Вопросы оптимизации времени будут рассмотрены в большей степени с позиций работников так или иначе связанных с интернетом: от офис-сообщества до людей, полностью работающих в онлайне (или стремящихся к этому). Но в целом, при желании и старании, пользу из написанного может  извлечь для себя каждый ;-).

Для оптимизации временных затрат необходимо провести анализ затрат времени в целом: и полезные затраты, и бесполезные. Работники сферы WWW, а также многочисленная офисная братия, подключенная к интернету, более всего подвержены потратить время на соблазны, предоставляемые интернетом. Во-первых — это доступно, во-вторых – это интересно, в-третьих – бесплатно (в подавляющем большинстве случаев).

Немного статистики.

Приведу выдержки из исследования, проведенного компанией Entensys:

«Данное исследование проведено в период с апреля по июнь 2009 года. Результаты получены на основании анализа статистических данных о посещении сайтов 41200 сотрудниками в 1600 компаниях.

Свыше 20% сотрудников компаний ежедневно посещают сайты социальных сетей, блоги и личные сайты . То есть каждый пятый сотрудник ежедневно тратит оплаченное работодателем время на нерабочее общение в Сети. Стоит отметить, что специфика общения на подобных ресурсах занимает на порядок больше времени, нежели общение через системы быстрого обмена сообщениями (IMs) и в большинстве случаев не имеет никакого отношения к рабочим процессам».

ТОП  3 типов сайтов среди работников, участовавших в исследовании:

1. Социальные сети, персональные сайты и блоги 20,40%
2. Сайты о компьютерах и Интернет 14,10%
3. Разнообразные категории сайтов, не относящиеся к работе 8,70%.

Понятно, что затраты времени, не связанные с работой колоссальны. Убытки несут и работодатели и работники.

Для тех, кто осознал масштабы бедствия, предлагаю начать исправлять ситуацию с самих себя.

Методика подсчета убытков проста. Все, что нужно – блокнот для записей. Проводим так называемый хронометраж. А попросту – записываем происходящее за день в формате «время-событие».

Пример хронометража:

8.00 – вышел из дома на работу.

8.30 – 9.00 – встретил соседа, обсудили погоду и природу

9.15 – пришел в офис (опоздал на 15 мин)

9.15 – 10.15 – чтение почты, ответы на письма

10.15 – 11.00 – пил кофе, общался по телефону с другом

11.00 – 12.45 – составлял план нового проекта

12.45 – 14.00 – работал в интернете, заходил на Одноклассники, просмотрел фотки друзей друга.

И т.д.

Практические советы по материалам книги Глеба Архангельского «Тайм-драйв»:

1. Обращайтесь к блокноту 1 раз в полчаса-час, фиксируйте дела с точностью до 5-10 минут.
2. Поначалу вы будете забывать вести хронометраж и это нормально. Продолжайте вести его с того момента, как вспомните. Через несколько дней ведение хронометража войдет в привычку и «пропусков» будет все меньше.
3. Не фиксируйте дела длительностью менее 5 минут.
4. Вести полный учет желательно 3-4 недели, тогда будет видна общая картина, можно будет отследить закономерности ваших временных затрат.

Анализируем хронометраж.

Делим затраты на категории:

1. -полезные (относящиеся непосредственно к работе, связанные с вашими планами и способствующие достижению ваших целей)
2. -можно сократить (то, что вы считаете необходимым, но на что, по вашему мнению, можно было бы потратить меньше времени)
3. -бесполезные (то, чего делать не стоило бы, о чем вы жалеете, за что вы себя ругаете).

Польза хронометража.

Сам по себе процесс ведения хронометража дисциплинирует, бодрит и настраивает на оптимизацию временных затрат (сокращение бесполезных и увеличение полезных).

Кроме того, проанализировав затраты, можно найти закономерности, характерные именно для вас. Например: «после обеда я обычно занимаюсь серфингом в Интернете, читаю бесполезные блоги, форумы («курилка») или … (продолжить)». Зная эту особенность, можно спланировать именно на это время неотложное мероприятие на рабочем месте или запланировать встречу с клиентом.

Хронометраж – простое, доступное, бесплатное и эффективное средство для оптимизации временных затрат и деятельности в целом. Хронометраж увеличивает наши возможности управлять своим временем.

*изображение взято с сайта artbatov.ru