Порядок на рабочем столе – это не только удобное расположение вещей. Это еще и наша визитная карточка: отражение порядка в нашей голове, в мыслях, делах. Утверждение имеет и обратную силу: наведя порядок на рабочем столе, вы существенно уменьшите хаос в своих мыслях.
В одном из экспериментов были обнаружены интересные факты. Участники поочередно заходили в комнату, где были расположены рабочие столы с разной степенью беспорядка на них. Так вот, максимальные колебания артериального давления и учащение пульса (маркеры стресса, волнения) были зафиксированы у участников, которые садились за столы, на которых был выраженный беспорядок. Меньше колебались эти параметры при «работе» за пустым столом. И практически не менялись показатели стресса при рассадке за рабочие столы, где был наведен порядок, т.е. стрессовыми такие столы не являлись. Кроме того, в процессе «работы», когда испытуемым давали задания на внимательность и скорость выполнения, лучших результатов достигали те, кому достались рабочие столы с порядком на них.
Кстати, как определить, что на рабочем столе пора наводить порядок? Ответ прост: как только вы начинаете тратить чуть больше времени, чем обычно, на поиск нужного.
Рабочий стол – зона особого внимания
На рабочем столе несколько зон, и наше внимание распределяется на них по-разному. В активном внимании мы можем удерживать 1 объект – дело, мысль о чем-либо, предмет. Что может находиться в этой зоне? Это монитор, ноутбук, рабочая тетрадь – то, с чем вы непосредственно работаете. И это центр рабочего стола, его главная рабочая зона. Вот почему нужно максимально освободить эту зону от лишних предметов: каждый из них оттягивает внимание на себя и внимание попросту рассеивается.
Существует еще и так называемое пассивное внимание. Оно удерживает в своем фокусе до 7 объектов. Это все, что окружает центральную зону вашего рабочего стола. Как видите, количество предметов в ней тоже должно быть ограничено. Это те предметы, которые мы видим боковым зрением. Сюда относятся: стикеры с напоминаниями о важных или срочных делах, записная книжка, документы, которые понадобятся вам в работе в ближайшее время, телефон и т. д.
И зона удаленного внимания – самая далекая от центральной рабочей зоны. Там может находиться все, что редко используется в работе. Самый подходящий вариант для разгрузки первых двух зон внимания – стена над рабочим столом. Лотки с документами, стенд, мотивирующие факторы: картинки с целями, фотографии, ваши персональные мотиваторы.
Теперь вы знаете, как важно содержать рабочий стол в порядке и самое время этот порядок навести.
Как навести порядок на рабочем столе: 10 простых советов, чтобы сделать это быстро
- Удалите из главной зоны рабочего стола все лишнее. Оставьте то, с чем непосредственно вы будете работать в ближайшее время.
- Держите во второй зоне внимания не более 7 предметов. Если вы что-то добавляете в эту зону, такое же количество предметов удалите из нее.
- Перенесите лишние, редко используемые предметы с рабочего стола на стену. Оборудуйте полку, повесьте доску для стикеров.
- Наводите порядок в главной зоне рабочего стола ежедневно в конце дня, в остальных зонах – не реже 1 раза в неделю. Поддерживайте порядок на рабочем столе, сделайте его привычным для себя.
- Рассортируйте документы по категориям и создайте отдельные папки для каждой, подпишите их. Используйте вертикальные лотки для папок и документов – они экономят место и в них легче найти нужный документ.
- Распределите папки с документами по степени срочности. Соответственно, срочные должны находиться ближе к зоне активного внимания. Отдельную папку назовите «кайрос». В ней должны находиться документы с привязкой к определенному моменту: «отдать Сидорову, когда он зайдет ко мне», «взять с собой, когда пойду к начальнику отдела» и т.д. «Кайрос» — удобный момент, обстоятельства для совершения дела.
- Пользуйтесь стикерами. Выписывайте на них приоритетные задачи, помещайте стикер в зоне внимания, рядом с активной рабочей зоной вашего стола. Но не слишком увлекайтесь, не превращайте стол в разноцветную игрушку.
- Канцелярские принадлежности всегда должны лежать в одном и том же месте. Пользуйтесь настольными организаторами, предварительно убрав из них все лишнее. Вы сами знаете, что вам нужно в работе, а что – нет. И не держите ничего «про запас».
- Не загромождайте стол оргтехникой. Все что можно, уберите из зоны активного внимания, если только ваша работа не состоит в сканировании и распечатке документов. Используйте беспроводные технологии: для мыши, клавиатуры, принтера, сканера. Груда проводов на рабочем столе – настоящий пожиратель внимания.
- Обязательно держите возле рабочего стола корзину для мусора. Возьмите за правило «кормить» корзину регулярно. Выделите для этого время, например: в 12 часов покормить корзину. У вас точно найдется, что в нее выбросить, эта техника работает на все 100%.
А как выглядит ваш рабочий стол? Жду комментариев!
Новый мотиватор для быстрого наведения порядка на столе (отправить конкурентам).
